Các tính năng chính của hệ thống tổng đài điện thoại

Có một số nhân tố chính nên xem xét để thành công cho bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn phát triển nhanh. Một trong những yếu tố này là có một hệ thống tổng đài điện thoại linh hoạt tại chỗ có thể xử lý một số chức năng khác nhau và một hệ thống điện thoại kinh doanh phải có các dịch vụ phù hợp như: giữ và chuyển tiếp cuộc gọi là một điều cần thiết cho hầu hết các doanh nghiệp hiện đại ngày nay.

Bài viết này sẽ giải thích các tính năng và chức năng của một hệ thống tổng đài điện thoại để giúp bạn biết được các đặc tính nào quan trọng nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Các tính năng chính mà một hệ thống tổng đài điện thoại nên có: 

1. Thư thoại
2. Gọi Đăng nhập
3. Người Quản Trị Tự Động
4. Chuyển hướng cuộc gọi
5. Truyền thông hợp nhất
6. Cuộc gọi hội nghị
7. Thu âm cuộc gọi
8. Hệ thống IVR

Các tính năng của hệ thống tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

>> Với các doanh nghiệp nhỏ thì đây có thể là một lựa chọn phù hợp nhất:  Tổng đài Panasonic KX-NS300

1. Thư thoại

Ưu điểm của việc sử dụng thư thoại cho doanh nghiệp của bạn:

1. Nhân viên của bạn sẽ không còn bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi quan trọng nào hoặc lời nhắc nhở cuộc họp.
2. Bất kể bạn ở đâu thì bạn vẫn có thể nhận được các tin nhắn quan trọng, cho dù bạn đang ở ngoài văn phòng, bạn vẫn có thể đảm bảo rằng bạn vẫn nhận được những nhiệm vụ quan trọng nhất.
3. Công nghệ hệ thống điện thoại mới có nghĩa là các thư thoại bây giờ có thể được chuyển thành một email nếu đó là phương tiện truyền thông ưa thích của bạn.

2. Gọi Đăng nhập

Lợi ích của việc sử dụng chức năng gọi đăng nhập:

1. Đăng nhập cuộc gọi có thể xác định xem hệ thống điện thoại nào đang thực sự được sử dụng.
2. Cung cấp dữ liệu liên quan đến ai đang sử dụng điện thoại và ai là người có năng suất cao nhất bằng cách làm như vậy  (đăng nhập).
3. Việc ghi nhật ký cuộc gọi có thể tạo ra dữ liệu thống kê có thể được sử dụng cho mục đích quản lý và phân tích để đặt ra các mục tiêu và tăng thu nhập.
4. Thống kê thu được bằng cách ghi nhật ký cuộc gọi cũng có thể được sử dụng để giảm chi phí cho các cuộc gọi. Các doanh nghiệp có thể xác định khi nào các cuộc gọi của họ đang được thực hiện, những khu vực nào trong nước đang được liên lạc và cuộc gọi thường kéo dài bao lâu.
5. Quản lý cũng có thể sử dụng dữ liệu để đảm bảo họ có đủ nhân viên để vận hành hệ thống của họ một cách hiệu quả trong thời gian đặc biệt bận rộn hoặc trong các chiến dịch.

3. Người Quản Trị Tự Động

Người tiếp tân tự động thông báo cho người gọi về thời gian chờ đợi cho đến khi cuộc gọi của họ được trả lời cũng như đảm bảo khách hàng có thể tiếp cận đúng bộ phận thông qua việc lựa chọn bằng bàn phím điện thoại của họ.

Đây là một khía cạnh quan trọng của dịch vụ khách hàng ngày nay khi khách hàng trở nên thiếu kiên nhẫn hơn và bất kỳ sự trì hoãn bất ngờ nào có thể dẫn đến sự thiếu quan tâm và cuối cùng là sự đổ vỡ mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng.

Nhiều công ty có lượng cuộc gọi cao sử dụng các hệ thống này như là một phương tiện dễ dàng và hiệu quả để tái định tuyến khách hàng đến dịch vụ chính xác mà họ yêu cầu. Các hệ thống tổng đài điện thoại tự động như vậy cho phép các công ty để giảm đáng kể số nhân viên và chi phí.

Lợi ích của hệ thống tổng đài điện thoại tự động:

1. Đối với các doanh nghiệp nhỏ và công ty mới thành lập có hình ảnh chuyên nghiệp thì rất quan trọng. Điều quan trọng là phải được khách hàng tiềm năng và khách hàng nghiêm túc xem xét và thêm người tiếp cận tự động vào hệ thống điện thoại của bạn.
2. Không chỉ tự động mà còn đảm bảo tính chuyên nghiệp để kinh doanh, nhưng nó cũng là chi phí có hiệu quả so với nhân viên tiếp tân toàn thời gian, cho phép bạn đưa tiền vào các lĩnh vực khác của doanh nghiệp của bạn.
3. Một lợi ích khác của hệ thống quản lý tự động là không có thời gian nghỉ, vì vậy, thay vì cuộc gọi của bạn chỉ được trả lời giữa giờ làm việc từ 9 giờ tối đến 5 giờ chiều, bạn có thể gọi một công ty sử dụng hệ thống tự động tham gia để biết thông tin bất cứ lúc nào ngày hoặc đêm.

4. Chuyển hướng cuộc gọi

Trong môi trường văn phòng ngày nay càng ngày càng di động, các chuyên gia cần phải có khả năng nhận cuộc gọi bất kể họ đang ở đâu. Sử dụng đúng dịch vụ, một doanh nghiệp có thể liên tục định tuyến cuộc gọi đến điện thoại di động của nhân viên, cho phép họ làm việc ở nhà hoặc trên đường.

>> Dưới đây là Bàn lập trình kx-T7730 dùng 12 trung kế có đầy đủ các tính năng, các doanh nghiệp nên lựa chọn.

Find Me, Follow Me là một dịch vụ chuyển tiếp cuộc gọi phổ biến cho phép bạn thiết lập một danh sách các số được thiết lập. Khi một cuộc gọi không thành công họ sẽ được chuyển hướng đến số tiếp theo trong chuỗi cho đến khi cuộc gọi đến người sử dụng.

Lợi ích:

1. Nhân viên có thể liên lạc trực tiếp trong suốt cả ngày, không cần người gọi rời khỏi hộp thư thoại và chờ đợi cuộc gọi lại.
2. Chuyển tiếp cuộc gọi giúp công nhân rời khỏi bàn làm việc mà không phải lo lắng về việc mất điện thoại quan trọng.
3. Hệ thống chuyển tiếp cuộc gọi tiên tiến cho phép các cuộc gọi được chuyển đến nhiều điện thoại cùng một lúc. Vì vậy, một nhân viên có thể có mọi cuộc gọi đồng thời đổ chuông trên điện thoại di động, điện thoại nhà và điện thoại bàn.

5. Truyền thông hợp nhất ( Unified Communications )

Các doanh nghiệp ngày nay cần phải giao tiếp bằng nhiều cách, từ các cuộc gọi thoại và video đến SMS và tin nhắn tức thời. Unified Communications (UC) mang tất cả vào một nền tảng, cung cấp cho các chuyên gia nhiều lựa chọn với mức phí hàng tháng.

UC thu thập các tin nhắn thoại, email, tin nhắn SMS và fax của Unified Messaging vào các giải pháp, cung cấp khả năng truy cập vào các dịch vụ này và nhiều hơn nữa từ nhiều thiết bị khác nhau.

Sử dụng UC, các doanh nghiệp có thể liên tục di chuyển giữa các hình thức truyền thông khác nhau không chậm trễ. Điều này cải thiện năng suất và tối ưu hóa quy trình kinh doanh, cho phép các doanh nghiệp sử dụng công nghệ hiện có theo mọi cách.

Lợi ích của Truyền thông hợp nhất:

1. UC cho phép các chuyên gia làm việc từ bất cứ nơi nào. Nhờ sự tăng trưởng của các thiết bị di động, các doanh nghiệp có thể duy trì khả năng kết nối tức thời dù ở nhà, tại văn phòng, hoặc trên đường đi.
2. Cuộc gọi có thể được tăng lên các cuộc trò chuyện IM hoặc hội nghị video nếu cần thiết, cho phép mức độ hợp tác không giới hạn với các loại điện thoại khác.

Các tính năng hệ thống điện thoại cho doanh nghiệp lớn

Như bạn đã biết, có rất nhiều sự khác biệt giữa các doanh nghiệp vừa và nhỏ và các doanh nghiệp lớn và không chỉ là số lượng nhân viên.

Với một doanh nghiệp lớn có một số tính năng điện thoại cả nhân viên và khách hàng mong đợi rằng năng suất hỗ trợ và tính chất chuyên nghiệp của công việc bạn thực hiện. Vì lý do này cũng như các chức năng được liệt kê ở trên đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hệ thống tổng đài điện thoại bạn triển khai phải bao gồm các tính năng được liệt kê ở trên và các tính năng được mở rộng ở bên dưới.

=>  Tìm hiểu thêm: Tổng đài IP UCM6204

6. Cuộc gọi hội nghị

Hội nghị kêu gọi, bây giờ là một tính năng chính của nhiều cuộc họp kinh doanh và rất quan trọng cho các tổ chức lớn mà các thành viên của các nhóm khác nhau và các lĩnh vực kinh doanh có liên quan đến các cuộc đàm thoại tương tự.

Tính năng này có thể là vô giá đối với các doanh nghiệp trải rộng trên một số địa điểm hoặc có khách hàng ở nước ngoài khi gặp mặt trực tiếp là một lựa chọn khả thi và cuộc họp qua điện thoại là cơ hội tốt nhất để giải quyết vấn đề hoặc đặt ra các mục tiêu kinh doanh.

Ưu điểm của cuộc gọi hội nghị:

1. Thuận tiện là một trong những lợi thế lớn của cuộc gọi hội nghị, cho phép kinh doanh để kết nối với khách hàng tiềm năng qua điện thoại khi cuộc họp mặt là không thể.
2. Tham gia nhiều người hơn vào các cuộc họp thông qua các cuộc gọi hội nghị có thể giúp cải thiện hiệu quả kinh doanh đáng kể.

7. Thu âm cuộc gọi

Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động, doanh nghiệp cần ghi lại các cuộc gọi để duy trì các tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng và cho các mục đích đào tạo.

Ghi âm cuộc gọi có thể được thiết lập để ghi lại mọi cuộc gọi, cuộc gọi ngẫu nhiên hoặc cuộc gọi từ các số quy định và khi được sử dụng cho mục đích đào tạo có thể có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng dịch vụ khách hàng và các tiêu chuẩn truyền thông chung trong toàn tổ chức.

Lợi ích:

1. Đảm bảo đạt tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng cao nhất.
2. Các phương pháp đào tạo có thể được tăng cường bằng cách sử dụng các cuộc trò chuyện thực tế cuộc gọi để cải thiện truyền thông trong tương lai.

8. Hệ thống IVR

Các doanh nghiệp thường giải quyết nhiều cuộc gọi mỗi ngày cho các đại diện dịch vụ khách hàng, đòi hỏi nhiều nguồn lực chuyên dụng để xử lý khối lượng công việc. Hệ thống trả lời thoại tương tác (IVR) có khả năng giảm lượng cuộc gọi mà không phải bỏ các dịch vụ mức cao.

Với công nghệ mới nhất trong điện thoại, IVR cho phép khách hàng tương tác với một hệ thống máy vi tính bằng cách bấm số vào bàn phím của điện thoại hoặc nói chuyện. Hệ thống nhận ra những lệnh này và có thể cung cấp thông tin chi tiết dựa trên nó, bao gồm câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp, số dư tài khoản và giờ làm việc.

Mặc dù các doanh nghiệp lớn nằm trong số những công ty đầu tiên thích ứng với IVR, công nghệ này cũng đặc biệt có lợi cho các doanh nghiệp nhỏ, những người có thể sử dụng các dịch vụ này để nâng cao chất lượng dịch vụ. Với IVR hấp thụ nhiều cuộc gọi, các doanh nghiệp nhỏ có thể hoạt động với số nhân viên ít hơn, tiết kiệm tài nguyên khi phát triển.

==> Xem thêm điền thoại bàn với đầy đủ cá chức năng cần thiết cho doanh nghiệp của bạn: Điện thoại Panasonic KX-T7730

Lợi ích:

1. IVR có thể xử lý các cuộc gọi cơ bản nhất bằng cách trả lời các câu hỏi phổ biến và chỉ đạo khách hàng đến các phòng ban thích hợp. Điều này cho phép các doanh nghiệp giảm số nhân viên trả lời điện thoại mỗi ngày.
2. Ngoài việc tiết kiệm chi phí, các doanh nghiệp cũng có thể cho khách hàng trợ giúp ngay lập tức vào những giờ thuận tiện nhất cho họ. Nếu họ cần giúp đỡ vào cuối tuần hoặc buổi tối, IVR có thể trả lời nhiều câu hỏi mà họ có thể có và trong giờ làm việc, khách hàng sẽ không bị buộc phải đợi nhà điều hành trực tiếp.

Ngoài các tính năng nói trên Hệ thống tổng đài điện thoại còn tích hợp các tính năng khác như:

9. Music on Hold

Trong các doanh nghiệp lớn, người gọi đôi khi có thể được giữ chờ đợi trên đường dây trong một thời gian dài trong khi các vấn đề được giải quyết hoặc các vấn đề được xử lý nội bộ.

Giữ âm nhạc được cho là làm cho sự chờ đợi dễ chịu hơn và âm nhạc có thể được chấm dứt với các thông báo về sản phẩm và dịch vụ.

10.  Chặn cuộc gọi

Chặn cuộc gọi cho phép quản trị viên hệ thống điện thoại có thể chặn một số nhất định để không thể gọi từ mạng. Điều này cũng có thể được thiết lập để ngăn chặn người dùng quay số các nhóm số nhất định, ví dụ như số nước ngoài, tỷ lệ phí bảo hiểm hoặc số điện thoại di động và có thể tăng hiệu quả.

11. Gửi fax

Mặc dù việc gửi fax phát triển hơn một thập kỷ qua với việc quét và gửi email, nhưng vẫn có những dịp khi gửi fax.

Có chức năng này trên hệ thống điện thoại của bạn sẽ cho bạn một lựa chọn khác nếu có vấn đề kỹ thuật với các thiết bị khác và cũng có thể giúp đỡ đối phó với một số loại khách hàng.